Zásady zpracování osobních údajů

PROJEKT JSEM NA MATEŘSKÝ

Tyto zásady vysvětlují, jakým způsobem jsou zpracovávány osobní údaje návštěvníků webu www.jsemnamatersky.cz, členek komunitních prostorů, zájemců o služby, zákazníků, účastnic networkingů, programů, webinářů a dalších akcí, odběratelek newsletteru a dalších osob, které se Správcem komunikují.
1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Bc. Nikola Smolíková
Vojkovice 44
277 44 Vojkovice
Česká republika
IČO: 17160022
podnikatelka zapsaná v živnostenském rejstříku
Web: www.jsemnamatersky.cz
E-mail: nikolsmolikova@seznam.cz

(dále jen „Správce“)

Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za jejich zpracování v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími příslušnými právními předpisy.
2. PROJEKT JSEM NA MATEŘSKÝ

2.1. Jsem na mateřský je komunitní a vzdělávací projekt zaměřený zejména na ženy na mateřské nebo rodičovské dovolené, podnikatelky, začínající podnikatelky a ženy, které hledají podporu, kontakty a praktické informace k podnikání.

2.2. Součástí projektu mohou být zejména:

– bezplatné i placené komunitní online prostory,
– facebooková a WhatsApp skupina,
– networkingová setkání,
– online a osobní akce, webináře a workshopy,
– individuální a skupinové konzultace, mentoring a podnikatelské kruhy,
– digitální produkty, e-booky, pracovní materiály a záznamy,
– newsletter,
– prezentace členek komunity, jejich podnikání, nabídek a poptávek,
– spolupráce s hostujícími odbornicemi a dalšími podnikatelkami.
3. ZÁKLADNÍ POJMY

3.1. Osobním údajem je informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, například jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, fakturační údaje, fotografie, hlasový záznam nebo informace sdělená v komunitním prostoru.

3.2. Subjektem údajů je fyzická osoba, jejíž osobní údaje Správce zpracovává.

3.3. Zpracováním se rozumí jakákoli operace s osobními údaji, například jejich získání, zaznamenání, uspořádání, použití, uložení, předání oprávněnému příjemci nebo výmaz.

3.4. Zpracovatelem je osoba nebo společnost, která zpracovává osobní údaje pro Správce a podle jeho pokynů.

3.5. Zvláštními kategoriemi osobních údajů jsou citlivé údaje, například informace o zdravotním stavu, náboženském vyznání, politických názorech, sexuálním životě nebo sexuální orientaci.
4. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE SPRÁVCE ZPRACOVÁVÁ

Podle konkrétní situace může Správce zpracovávat zejména:

– jméno a příjmení,
– e-mailovou adresu a telefonní číslo,
– adresu, IČO, DIČ a další fakturační údaje,
– údaje o objednávce, platbě a využívání produktu,
– obsah poptávky a vzájemné komunikace,
– informace o podnikání, projektu, nabízených službách, produktech a cílech účastnice,
– odpovědi v přihlašovacích, vstupních, evaluačních a zpětnovazebních formulářích,
– údaje uvedené v podnikatelské vizitce, nabídce, poptávce nebo katalogu členek,
– uživatelské jméno, profilovou fotografii, příspěvky, komentáře a další obsah sdílený v komunitním prostoru,
– telefonní číslo a další údaje viditelné v komunikačních aplikacích,
– podobiznu, hlas, chatové příspěvky a další údaje zachycené při online nebo osobní akci, pokud je pořizován záznam,
– reference a zpětnou vazbu,
– technické údaje o návštěvě webu a používání cookies.
5. ÚČELY A PRÁVNÍ ZÁKLADY ZPRACOVÁNÍ

5.1. Vyřízení poptávky a komunikace

Účel: odpověď na dotaz, posouzení poptávky, příprava nabídky, přihlášení na akci a komunikace o možné spolupráci.

Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů, případně oprávněný zájem Správce na vyřizování komunikace.

5.2. Objednávka a poskytování placených produktů

Účel: uzavření a plnění smlouvy, organizace programu, konzultace, networkingu, webináře nebo akce, zpřístupnění digitálního obsahu a zákaznická podpora.

Právní základ: plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením.

5.3. Provoz bezplatné komunity

Účel: vyřízení žádosti o přijetí, správa členství, moderace, zajištění bezpečného prostředí, řešení porušení pravidel, umožnění komunikace mezi členkami a sdílení komunitního obsahu.

Právní základ: oprávněný zájem Správce a členek na provozu, správě a ochraně komunitního prostoru; podle povahy konkrétní aktivity také souhlas nebo dobrovolné rozhodnutí členky zapojit se a zveřejnit příspěvek.

5.4. Networking, podnikatelské vizitky a propojování členek

Účel: organizace networkingových setkání, vzájemné představení účastnic, sdílení nabídek a poptávek, vytváření seznamu nebo katalogu účastnic a navazování podnikatelských kontaktů.

Právní základ: plnění smlouvy u placených akcí; u bezplatných aktivit souhlas, dobrovolné zapojení nebo oprávněný zájem podle konkrétní situace.

Údaje určené ke sdílení s ostatními účastnicemi budou uvedeny v přihlášce nebo organizačních informacích. Účastnice nebude zařazena do veřejného katalogu ani veřejně propagována nad rámec sjednané akce bez odpovídajícího právního důvodu nebo souhlasu.

5.5. Fakturace a plnění zákonných povinností

Účel: vystavení a evidence daňových dokladů, vedení účetní a daňové evidence a plnění dalších zákonných povinností.

Právní základ: splnění právní povinnosti Správce.

5.6. Ochrana právních nároků

Účel: evidence smluv, komunikace, reklamací a plateb pro případ ochrany a uplatnění práv Správce nebo zákazníka.

Právní základ: oprávněný zájem Správce na ochraně právních nároků a prokazování splnění smluvních a zákonných povinností.

5.7. Newsletter a obchodní sdělení

Účel: zasílání novinek, komunitního a vzdělávacího obsahu a nabídek vlastních produktů a služeb.

Právní základ: souhlas příjemce nebo oprávněný zájem a splnění podmínek zákona č. 480/2004 Sb. u stávajících zákazníků, kterým jsou zasílány nabídky obdobných vlastních produktů.

Každé obchodní sdělení obsahuje možnost jednoduchého odhlášení. Souhlas lze kdykoli odvolat a proti zasílání založenému na oprávněném zájmu lze kdykoli vznést námitku.

5.8. Zpětná vazba, reference a prezentace členek

Účel: vyhodnocení kvality služby, rozvoj projektu, zveřejnění zkušeností účastnic a dobrovolná propagace jejich podnikání.

Právní základ: oprávněný zájem na interním vyhodnocení; pro veřejné spojení reference nebo prezentace se jménem, fotografií, projektem, webem či sociálními sítěmi zpravidla souhlas dotčené osoby nebo jiné individuálně sjednané oprávnění.

Poskytnutí souhlasu je dobrovolné a souhlas lze do budoucna odvolat.

5.9. WhatsApp a další podpůrné skupiny

Účel: organizace programu, skupinová podpora, sdílení nabídek, poptávek, pokroku a organizačních informací.

Právní základ: plnění smlouvy a dobrovolné rozhodnutí účastnice připojit se ke skupině.

Účastnice bere na vědomí, že ve WhatsApp skupině mohou ostatní členky vidět její telefonní číslo, uživatelské jméno a profilovou fotografii. Vstup do WhatsApp skupiny je dobrovolný, není-li u konkrétní služby transparentně sjednáno a právně odůvodněno jinak.

5.10. Pořizování záznamů a fotografií

Online nebo osobní akce je nahrávána či fotografována pouze tehdy, pokud jsou o tom účastnice předem informovány a existuje odpovídající právní základ.

Záznam určený přihlášeným účastnicím konkrétního programu může být pořizován v rozsahu nezbytném pro sjednané plnění. Použití identifikovatelné fotografie, podobizny, hlasu nebo individuálního vystoupení pro veřejnou propagaci je řešeno samostatně, zpravidla na základě souhlasu.

Účastnice může podle povahy akce vypnout kameru a mikrofon nebo Správce předem kontaktovat ohledně vhodného způsobu účasti.

5.11. Provoz webu a cookies

Účel: zajištění funkčnosti a bezpečnosti webu, měření návštěvnosti a případně cílení reklamy.

Právní základ: oprávněný zájem nebo nezbytnost pro technické cookies; souhlas návštěvníka pro analytické a marketingové cookies, pokud jej právní předpisy vyžadují.
6. CITLIVÉ INFORMACE, ÚDAJE O DĚTECH A OBSAH KOMUNITY

6.1. Správce pro běžný provoz komunity a poskytování podnikatelských služeb nepotřebuje podrobné údaje o zdravotním stavu, rodinné situaci ani jiné citlivé informace členek nebo jejich dětí.

6.2. Členky by v komunitních prostorech neměly zveřejňovat údaje, které nejsou pro daný příspěvek nezbytné, zejména celé jméno dítěte, adresu, datum narození, zdravotní dokumentaci, diagnózy, informace o školním zařízení, fotografie dokumentů nebo jiné údaje umožňující snadnou identifikaci dítěte.

6.3. Zveřejní-li členka dobrovolně osobní údaje ve facebookové skupině, WhatsApp skupině, chatu nebo jiné komunitní části, mohou je vidět další osoby podle nastavení daného prostoru. Členka odpovídá za to, že je oprávněna zveřejnit také údaje dalších osob zachycených v jejím příspěvku nebo na fotografii.

6.4. Správce může příspěvek obsahující nepřiměřené množství citlivých údajů nebo údaje zasahující do práv dítěte či třetí osoby skrýt nebo odstranit a členku požádat o jeho anonymizovanou verzi.

6.5. Zvláštní kategorie osobních údajů Správce aktivně nevyžaduje, pokud nejsou pro konkrétní službu nezbytné a jejich zpracování není předem samostatně právně ošetřeno.
7. PŘÍJEMCI A ZPRACOVATELÉ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

K osobním údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup zejména:

– poskytovatel webhostingu, správce webu a technické podpory,
– poskytovatel objednávkového a fakturačního systému SimpleShop,
– poskytovatel platební brány Comgate a příslušné banky,
– poskytovatel e-mailového marketingového systému SmartEmailing,
– poskytovatelé e-mailových, kancelářských, formulářových a cloudových služeb, zejména Google,
– poskytovatelé videokonferenčních a komunikačních nástrojů, například Google Meet, Zoom, WhatsApp nebo obdobné služby,
– poskytovatelé sociálních sítí, zejména Meta Platforms v souvislosti s Facebookem a Instagramem,
– účetní, daňový poradce, právní poradce nebo jiné odborné osoby, pokud je jejich zapojení nezbytné,
– členky týmu, virtuální asistentky a externí spolupracovnice Správce, které jsou vázány mlčenlivostí a pracují pouze s nezbytným rozsahem údajů,
– hostující mentorky, lektorky nebo jiné odbornice v rozsahu nezbytném pro realizaci konkrétního programu,
– orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis,
– ostatní účastnice networkingu, programu, katalogu nebo WhatsApp skupiny v rozsahu, se kterým byla dotčená osoba předem seznámena nebo který sama zveřejnila.

Správce vybírá poskytovatele, kteří poskytují odpovídající záruky ochrany osobních údajů, a uzavírá s nimi potřebná smluvní ujednání, pokud to právní předpisy vyžadují.
8. FACEBOOK, INSTAGRAM A DALŠÍ SOCIÁLNÍ SÍTĚ

8.1. Projekt využívá sociální sítě Facebook a Instagram provozované společností Meta Platforms. Poskytovatel sociální sítě zpracovává osobní údaje také podle vlastních pravidel a může v určitých situacích vystupovat jako samostatný správce.

8.2. Při žádosti o členství, publikování příspěvku, komentování, reakci nebo zasílání zprávy na sociální síti jsou údaje zpracovávány také danou platformou podle jejího nastavení a podmínek.

8.3. Správce má přístup pouze k údajům, které mu platforma zpřístupní nebo které jí uživatelka sama poskytne. Rozsah veřejnosti příspěvku závisí na nastavení konkrétní skupiny, profilu a účtu uživatelky.
9. PŘEDÁVÁNÍ ÚDAJŮ MIMO EVROPSKÝ HOSPODÁŘSKÝ PROSTOR

Někteří poskytovatelé cloudových, komunikačních, analytických nebo sociálních služeb mohou osobní údaje zpracovávat také mimo Evropský hospodářský prostor.

V takovém případě je předávání založeno na odpovídajícím právním mechanismu, zejména rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložkách nebo jiných zárukách podle GDPR.

Podrobnější informace jsou dostupné v zásadách ochrany osobních údajů příslušných poskytovatelů.
10. DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro daný účel, zejména:

– neuzavřené poptávky a související komunikace zpravidla nejvýše 12 měsíců od poslední komunikace,
– údaje potřebné pro plnění smlouvy po dobu trvání programu nebo spolupráce,
– smluvní dokumentace a důležitá komunikace zpravidla po dobu 5 let od skončení spolupráce, pokud delší uchování nevyžaduje právní předpis nebo probíhající spor,
– účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy,
– přihlášky a podnikatelské vizitky po dobu realizace akce nebo programu a následně po dobu nezbytnou k vyhodnocení, ochraně právních nároků a organizaci navazujících služeb,
– údaje o členství v bezplatné komunitě po dobu členství a přiměřenou dobu po jeho skončení, je-li to potřebné pro správu, bezpečnost a řešení porušení pravidel,
– obsah zveřejněný členkou v komunitním prostoru po dobu jeho zveřejnění nebo do jeho odstranění členkou, Správcem či provozovatelem platformy,
– údaje pro newsletter do odvolání souhlasu, odhlášení nebo vznesení námitky; základní záznam o souhlasu může být uchován po dobu nezbytnou k prokázání souladu,
– veřejně zveřejněné reference a prezentace po dobu trvání účelu jejich použití nebo do odvolání souhlasu, je-li souhlas právním základem,
– záznamy online setkání po dobu uvedenou v nabídce nebo sdělenou účastnicím před pořízením záznamu,
– údaje získané prostřednictvím cookies podle doby uvedené v nastavení cookies.

Po uplynutí příslušné doby jsou údaje vymazány, anonymizovány nebo dále uchovávány pouze tehdy, existuje-li pro to jiný právní důvod.
11. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména omezuje přístup pouze na oprávněné osoby, používá zabezpečené účty a hesla, aktualizované systémy, zálohování a závazky mlčenlivosti.

Každá osoba, které Správce zpřístupní osobní údaje, je oprávněna s nimi pracovat pouze v nezbytném rozsahu a v souladu s pokyny Správce, pokud sama nevystupuje jako samostatný správce.
12. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Za podmínek stanovených GDPR má subjekt údajů zejména právo:

– získat potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a požádat o přístup k nim,
– požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
– požadovat výmaz osobních údajů,
– požadovat omezení zpracování,
– vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
– získat osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a požadovat jejich přenositelnost, jsou-li splněny zákonné podmínky,
– kdykoli odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním,
– nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které má právní nebo obdobně významné účinky, pokud nejsou splněny zákonné podmínky.

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo pro subjekt údajů právní nebo obdobně významné účinky.

Práva lze uplatnit e-mailem na adrese nikolsmolikova@seznam.cz. Správce může před vyřízením žádosti přiměřeně ověřit totožnost žadatele.
13. STÍŽNOST U DOZOROVÉHO ÚŘADU

Pokud se subjekt údajů domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, může podat stížnost u:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: www.uoou.gov.cz
E-mail: posta@uoou.gov.cz
Datová schránka: qkbaa2n

Správce doporučuje nejprve kontaktovat Správce, aby mohl situaci prověřit a případně napravit.
14. POVINNOST POSKYTNOUT ÚDAJE

Poskytnutí údajů potřebných pro uzavření a plnění smlouvy, fakturaci nebo splnění zákonné povinnosti je smluvním nebo zákonným požadavkem. Bez těchto údajů nemusí být možné objednávku přijmout nebo službu poskytnout.

Poskytnutí údajů pro newsletter, veřejnou prezentaci podnikání, zveřejnění reference, marketingovou fotografii nebo dobrovolnou WhatsApp skupinu je dobrovolné a nemá vliv na možnost využít základní placenou službu, není-li u konkrétního produktu transparentně uvedeno a právně odůvodněno jinak.
15. COOKIES

15.1. Web může používat technické, analytické a marketingové cookies nebo obdobné technologie.

15.2. Nezbytné technické cookies mohou být používány bez souhlasu, pokud jsou nutné pro bezpečný a správný provoz webu a objednávkových funkcí.

15.3. Analytické a marketingové cookies jsou používány pouze na základě souhlasu návštěvníka, pokud právní předpisy neumožňují jiný postup. Návštěvník může svou volbu kdykoli změnit prostřednictvím nástroje pro správu cookies.

15.4. Konkrétní seznam cookies, jejich poskytovatelů, účelů a doby platnosti je uveden v cookies liště nebo samostatných zásadách cookies.
16. ZMĚNY TĚCHTO ZÁSAD

Správce může tyto zásady přiměřeně aktualizovat, zejména při změně právních předpisů, používaných nástrojů nebo způsobu poskytování služeb. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu www.jsemnamatersky.cz.

Tyto zásady jsou účinné od 22.2. 2026.